REGULAMIN

REGULAMIN Camp Jeep PL 15-18 czerwca 2023r.

1. Camp Jeep PL 

1.1 Charakter Imprezy

Camp Jeep PL  jest to Impreza o charakterze turystyczno-nawigacyjnym przeznaczona dla użytkowników samochodów marki Jeep. W dalszej części zwana Imprezą.

1.2 Organizatorzy

Organizatorem Imprezy jest Jeep Owners Group oraz OFF-ROAD PL s.c
Obowiązki organizatora:
organizacja, rezerwacja i zapewnienie miejsca organizacji Imprezy
wytyczenie i wyznaczenie tras imprezy o stopniu trudności adekwatnym dla każdego pojazdu, zapewnienie obsługi technicznej, administracyjnej i sędziowskiej, przygotowanie Książek Drogowych oraz wszelkiej dokumentacji, koniecznej do sprawnego i rzetelnego przeprowadzenia imprezy

1.3 Czas trwania Imprezy

Ustala się, że Camp Jeep PL trwa począwszy od dnia 15 czerwca 2023 roku, w którym odbywa się odbiór administracyjny, do dnia ostatniej planowanej aktywności, tj. do 18 czerwca  2023 roku.

Harmonogram

15.06 – czwartek

16.00 – 20.00 – przyjazd uczestników i rejestracja 
21.00 – uroczyste powitanie

16.06 – piątek

8.45 – odprawa w grupach
9.00 – 13.00 – aktywności w grupach wyjazd na trasy 
13.00 – 15.00 – obiad
14.45 – odprawa w grupach
15.00 – 19.00 – aktywności w grupach wyjazd na trasy 
19.00 – 20.00 – kolacja
20.00 –22.00 koncert Jeep Show

17.06 – sobota

8.45 – odprawa w grupach
9.00 – 13.00 – aktywności w grupach wyjazd na trasy 
13.00 – 15.00 – obiad
15.00 – odprawa w grupach
15.00 – 19.00 – aktywności w grupach wyjazd na trasy 
19.00 – 20.00 – kolacja
20.00 –22.00 podsumowanie i koncert Jeep Show

18.06 – niedziela

8.45 – odprawa w grupach
9.00 – 13.00 –aktywności w grupach wyjazd na trasy

13.00-14.15 – obiad

2. Organizacja Camp Jeep PL ’23

2.1 Założenia

Uczestnicy Imprezy zostaną podzieleni na pięć grup: Czerwoną, Zieloną, Niebieską, Pomarańczową i Żółtą. Każda z grup, w ramach możliwości organizacyjnych, będzie się składać z podobnej ilości załóg.
Każda z grup, w ciągu kolejnych trzech dni, będzie kolejno uczestniczyć w każdej przygotowanej przez organizatora Aktywności (atrakcji). Dla każdej z grup, uczestnictwo rozpoczyna się od innej Aktywności i będzie kontynuowane rotacyjnie przez kolejne z nich.

2.2 Aktywność

Pod pojęciem Aktywności, należy rozumieć zajęcia prowadzone przez organizatora dla uczestników, w ramach przygotowanego programu. Szczegółowy harmonogram aktywności jest dostępny w informatorze przekazanym każdej załodze. Aktywności będą realizowane kolejno przez następujące po sobie trzy przedpołudnia i dwa popołudnia. Czas trwania Aktywności wynosi 4 godziny i przypada na przedpołudniowe lub popołudniowe godziny. Uczestnictwo w Aktywnościach nie jest obowiązkowe, a rezygnacja z uczestnictwa w danej Aktywności nie ogranicza możliwości uczestniczenia w innych wg harmonogramu dla danej grupy.
Harmonogram przewiduje spotkania organizacyjne (Odprawy) na 15 minut przed rozpoczęciem Aktywności. Odprawy będą się odbywać w Punktach Odpraw zlokalizowanych przy parkingach właściwych dla poszczególnych grup. Załogi biorące udział w Aktywności, ze względów organizacyjnych, zobowiązane są do uczestnictwa w odprawie.

3. Uczestnicy  Camp Jeep PL

3.1 Załoga

Pod pojęciem załogi należy rozumieć co najmniej jedną osobę posiadającą zdolność oraz właściwe uprawnienia do prowadzenia pojazdu mechanicznego. Uprawnienia muszą być zgodne z typem prowadzonego pojazdu określonym w dowodzie rejestracyjnym.
Opłata wpisowa za uczestnictwo w Camp Jeep PL obejmuje zawsze udział dwóch osób  tj. kierowcy i pilota. 
W skład załogi mogą wchodzić dodatkowi pasażerowie, wyłącznie na podstawie dokonania zgłoszenia ich u organizatora i dopełnienia odpowiednich formalności i opłat.
Niedozwolone jest, pod rygorem wykluczenia z imprezy, zabieranie do pojazdu uczestnika Camp Jeep PL, osoby, które nie są uczestnikami imprezy i przewożenia osób postronnych.
Zmiana uczestników zgłoszonych w ramach rezerwacji na każdym etapie wymaga zgody organizatora. 

3.2 Kierujący pojazdem

Jako kierujący pojazdem w trakcie Camp Jeep PL, będzie dopuszczona każda osoba pełnoletnia posiadająca odpowiednie uprawnienia do prowadzenia pojazdu mechanicznego. 

3.3 Dzieci

Podczas Aktywności osoby niepełnoletnie mogą uczestniczyć w nich, a w tym  znajdować się w pojeździe tylko pod opieką osób dorosłych. 

3.4 Zdolność do prowadzenia pojazdów

Organizator zastrzega sobie prawo do kontroli zdolności do prowadzenia pojazdów kierujących oraz załóg. Kontroli podlegają uprawnienia do prowadzenia pojazdów, stan trzeźwości związanej ze spożyciem alkoholu oraz innych substancji psychoaktywnych. 

3.5 Zgłoszenie

Każda załoga, która zamierza uczestniczyć w Camp Jeep PL  zobowiązana jest nadesłać do organizatora zgłoszenie za pośrednictwem strony internetowej www.campjeep.pl.

4. Opłaty i kaucje

4.1 Terminy i sposób płatności

Lista uczestników jest ograniczona. O uczestnictwie decyduje kolejność zgłoszenia i uiszczenie opłaty rezerwacyjnej.

 Określa się następujące terminy płatności:

Bezzwrotna opłata rezerwacyjna w wysokości 500 zł za samochód płatna jest do 7 dni od wypełnienia formularza/zgłoszenia, płatność pozostałej kwoty wpisowego do 1.05.2023 r.

Po 1.05.2023 r. zgłoszenie i opłaty będą przyjmowane tylko w przypadku wolnych miejsc. 

Opłata po terminie 31.05.2023 r. wynosi 150% kwoty wpisowego

Obowiązuje kolejność opłaconych zgłoszeń.

4.2 Wysokość wpisowego (obejmuje należny podatek VAT)

•  2345 zł – samochód i dwie osoby na pokładzie
•  875 zł – dodatkowa osoba dorosła i dzieci powyżej 12 lat
•  515 zł – dzieci od 3 do 12 lat
• bezpłatnie – dzieci do lat 3 (wiek liczony jest na podstawie daty urodzenia i ustalany w dniu rozpoczęcia imprezy Camp Jeep PL )

4.3 Rezygnacja z udziału

Rezygnacja z udziału zgłoszona:

• do 1 maja 2023 – zwrot wpłaconych kosztów pomniejszonych o bezzwrotną opłatę rezerwacyjną
• od 1 maja do 15 maja  – zwrot 40% wpłaconych kosztów pomniejszonych o bezzwrotną opłatę rezerwacyjną
• po 15 maja – koszty nie podlegają zwrotowi 

4.4 Inne

Organizator może wprowadzić kaucję związaną z dbałością o środowisko oraz infrastrukturę terenów leżących na trasie, bądź w okolicy trasy imprezy.
Organizator zastrzega sobie możliwość nieprzyjęcia zgłoszenia bez podania przyczyny. W przypadku nieprzyjęcia zgłoszenia przez Organizatora lub odwołania Imprezy zwracane jest wpisowe w pełnej wysokości.

5. Pojazdy

Zasady dotyczące wszystkich samochodów zgłoszonych do imprezy.

5.1 Dokumenty

5.12 dokumenty pojazdu

Każdy pojazd musi posiadać aktualny dowód rejestracyjny (w tym pojazdy z rejestracją czasową; załącznikiem do rejestracji „czasowej” jest szczegółowa karta badania technicznego ze Stacji Diagnostycznej) stanowiący o dopuszczeniu do ruchu na drogach oraz dokument stwierdzający zawarcie umowy OC właściciela lub użytkownika pojazdu zgodnie z przepisami RP oraz polisy ubezpieczeniowej NNW. Posiadanie przy sobie w/w dokumentów z uwagi na poruszanie się w strefie nadgranicznej jest zalecane. 

5.13 dokumenty

Posiadanie przy sobie dowodów osobistych, z uwagi na poruszanie się w strefie nadgranicznej jest zalecane. 

5.2 Oznakowanie pojazdów

Załogi zobowiązane są do udostępnienia powierzchni nadwozia pojazdu na naklejki dostarczone przez Organizatora. Każdy pojazd otrzyma dwie naklejki z numerami startowymi. Znaki muszą być umieszczone na dwóch przednich drzwiach, a w przypadku braku drzwi lub zbyt małej ich powierzchni, muszą być umieszczone w innych uzgodnionych z Organizatorem miejscach na burtach pojazdu.
Na pojeździe, podczas trwania Camp Jeep PL, dopuszczone są dowolne reklamy i napisy zgodne z polskim prawem, z zastrzeżeniem iż niedozwolone jest eksponowanie przez załogę reklam, napisów oraz innych znaków podmiotów zajmujących się działalnością konkurencyjną w stosunku do sponsorów.

5.3 Podział na grupy

Organizator wprowadza podział na pięć równorzędnych grup. Uczestnicy będą przydzielani do poszczególnych grup sukcesywnie, zgodnie z kolejnością nadsyłania zgłoszeń.

5.4 Inne wymagania dla pojazdów

Do uczestnictwa w imprezie dopuszczone są tylko pojazdy marki Jeep, przy czym organizator zastrzega sobie prawo do dopuszczenia pojazdu pokrewnej marki na zasadach wyjątku.

6. Bezpieczeństwo

6.1 Dobrowolne uczestnictwo i odpowiedzialność

Każdy Uczestnik bierze udział w imprezie na własną odpowiedzialność. Organizatorzy nie przyjmują na siebie żadnej odpowiedzialności za problemy wynikłe ze złego stanu zdrowia uczestników.
Każdy uczestnik ponosi wyłączną odpowiedzialność cywilną i karną za wszelkie straty, jakie spowoduje sam lub używany przez niego pojazd, a w szczególności za straty i/lub zniszczenia wszelkiej infrastruktury drogowej, leśnej, rolniczej, hydrotechnicznej i innej powstałej w wyniku zjazdu z trasy oraz na terenie bazy Imprezy i w miejscu zakwaterowania.
Uczestnik zobowiązuje się do zapoznania się oraz do przestrzegania regulaminu wewnętrznego hotelu, na terenie którego odbywa się Impreza oraz w miejscu zakwaterowania, w szczególności w zakresie wnoszenia przez Uczestników żywności i/lub napojów w celach konsumpcji oraz palenia.
Akceptując regulamin, uczestnicy zrzekają się wszelkich i wszystkich praw do wszczęcia kroków sądowych lub występowania z regresem przeciwko organizatorom, ich agentom, sponsorom, uczestnikom i pomocnikom, organom władzy, właścicielom terenu, a także wszelkim i wszystkim innym osobom powiązanym z organizacją imprezy, w związku z wszelkimi i wszystkimi wypadkami lub stratami związanymi z imprezą, chyba, że wypadek lub strata wynikły z rażącego zaniedbania. Niniejsza umowa wchodzi w życie wobec wszystkich zainteresowanych stron przy składaniu formularza rejestracyjnego oraz po akceptacji regulaminu.

6.2 Bezpieczeństwo i odpowiedzialność w czasie imprezy

Uczestnicy są obowiązani do:

– przystępowania do uczestnictwa w imprezie w stanie zdrowia nie wykazującym znamion infekcji oraz objawów chorobowych sugerujących chorobę zakaźną, w szczególności wirusa COVID-19

-przystępowania do uczestnictwa w imprezie w stanie zdrowia niestanowiącym przeciwwskazania do prowadzenia pojazdów samochodowych oraz podejmowania wysiłku fizycznego,

-zapewnienia sobie specjalnych leków, jeśli uczestnicy potrzebują ich i zażywają je stale,

-unikania i zapobiegania sytuacjom mogącym sprowadzić niebezpieczeństwo na siebie, innych uczestników Imprezy, organizatorów lub osoby trzecie, jak również ich mienie (w szczególności zabrania się: stania poniżej samochodu podczas pokonywania stromizn, przemieszczania się bezpośrednio przed nadjeżdżającym pojazdem, znajdowania się na pojeździe bądź w jego pobliżu, gdy grozi to utratą zdrowia lub życia, przekraczania napiętych lin wyciągarek, krzyżowania lin wyciągarek, używania wyciągarki w sposób grożący zerwaniem liny i zranieniem Uczestników lub innych osób, bądź też grożącym zwaleniem drzewa, niezabezpieczenia pojazdu przed niekontrolowanym stoczeniem się, jazdy z prędkościami grożącymi utratą kontroli nad pojazdem, etc.),

-udzielania wzajemnej pomocy w razie wypadków lub wystąpienia innych niebezpiecznych sytuacji oraz powiadomienia o zaistniałych zdarzeniach organizatorów oraz służby ratownicze/medyczne,

-dbałości o środowisko i mienie, w szczególności na terenie trasy Imprezy, wyznaczonych miejscach parkingowych,

-przestrzegania przepisów ruchu drogowego lub innych przepisów regulaminowych na trasie imprezy, przestrzegania ogólnych zasad bezpieczeństwa w trakcie trudniejszych przejazdów, 

-przebywania w samochodzie będącym na trasie imprezy w zapiętych pasach bezpieczeństwa,

– jak najszybszego powiadomienia organizatorów imprezy przy wykorzystaniu wszystkich dostępnych im środków o rezygnacji z kontynuowania udziału w imprezie,

– stosowania się do regulaminu Imprezy, poleceń organizatorów i innych osób wskazanych i upoważnionych przez organizatora, podczas trwania Imprezy.

6.3 Zastrzeżenia

Każda osoba powołana przez organizatora ma obowiązek osobistej interwencji w przypadku jakichkolwiek sytuacji związanych bezpośrednio z bezpieczeństwem podczas Imprezy.
Organizatorzy zastrzegają sobie prawo dokonywania wszelkich i wszystkich koniecznych zmian w Imprezie, wynikających z działania siły wyższej, wystąpienia powodów związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa lub nakazanych przez władze, a także do całkowitego odwołania imprezy, jeżeli będzie to konieczne ze względu na niezwykłe okoliczności, bez przyjmowania żadnej odpowiedzialności za straty. Wszelkie naruszenia wydanych rozporządzeń mogą spowodować wykluczenie uczestnika z imprezy.

7. Zgoda na wykorzystanie wizerunku

Każdy uczestnik, akceptując regulamin imprezy, wyraża jednocześnie zgodę na nieodpłatne utrwalenie swojego wizerunku w formie fotografii i nagrań video w ramach uczestnictwa w imprezie Camp Jeep PL, która odbędzie się w dniach 15-18 czerwca 2023 roku.
Zgoda obejmuje wykorzystanie, utrwalanie i powielanie wykonanych zdjęć i filmów za pośrednictwem dowolnego medium w dowolnym celu zgodnym z obowiązującym prawem, włączając w to publikację w gazetach, czasopismach okresowych, czasopismach okazjonalnych, folderach, publikacjach elektronicznych, stronach internetowych, wystawach, konkursach etc.
Jednocześnie uczestnik zrzeka się praw związanych z kontrolą i zatwierdzaniem każdorazowego wykorzystania fotografii/filmu ze swoim wizerunkiem.

8. Przebieg imprezy

8.1 Przydział numerów startowych

Numery startowe przydzielane będą na czas trwania Imprezy.

8.2 Odbiór Administracyjny

Uczestnicy, których zgłoszenia zostały przyjęte, zobowiązani są do:

• rejestracji w biurze Imprezy,
• posiadania ważnych dokumentów (w tym praw jazdy, dowodów rejestracyjnych, polis ubezpieczeniowych OC i NNW) 

8.3 Badania kontrolne

Każdy pojazd musi przejść Badanie Kontrolne, które jest prowadzone w celu sprawdzenia stanu i kompletności wyposażenia samochodu i załóg zgodnie ze zgłoszeniem, regulaminem i przedstawionymi dokumentami.

8.4 Przystąpienie do aktywności

Wyjazd na trasy lub przystąpienie do poszczególnych aktywności odbywa się w grupach zgodnie z harmonogramem Imprezy. Niestawienie się załogi, w czasie określonym w harmonogramie, na start aktywności jest traktowane jako rezygnacja z udziału w danej aktywności. Organizator nie przewiduje możliwości powtórzenia aktywności dla danej załogi.

8.5 Jazda po trasie Imprezy

Podczas pokonywania trasy wyznaczonej przez organizatora uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania Kodeksu Ruchu Drogowego, wyjątek stanowią zamknięte tory off-roadowe, gdzie przewidziane są nieobowiązkowe Próby Przejazdu. Organizator zapewni odpowiednie czasy przejazdów uczestników podczas Imprezy na poszczególnych odcinkach dojazdowych celem zachowania bezpiecznej i zgodnej z przepisami prędkości pojazdów.

8.6 Książka Drogowa

Na trasie pojazdy będą poruszać się pod opieką instruktora. Podczas realizowania poszczególnych aktywności może być wymagane poruszanie się według Książki Drogowej. Książka Drogowa zawiera wskazówki nawigacyjne dotyczące poruszania się na trasie Imprezy.
Książki Drogowe będą wręczane załogom w trakcie odprawy przed rozpoczęciem aktywności.
Informacje w Książce dotyczą:

• przebiegu trasy,
• lokalizacji Punktów Kontroli (start, meta),
• lokalizacji punktów Prób Przejazdu oraz Objazdów Prób Przejazdu,
• dodatkowych aspektów trasy w tym ciekawych miejsc do zobaczenia

Odległości podane w Książce Drogowej są określone z dokładnością do 50 m lub do 100m.
Wszystkie zmiany w stosunku do wręczonych już załogom Książek Drogowych, Organizator wprowadza podczas odprawy. 

8.7 Jazda na trasie

Jazda po trasie odbywa się bez pomiaru prędkości a zaplanowany czas przejazdu został tak aby trasa mogła być pokonana zgodnie z obowiązującymi przepisami ruchu drogowego.  Jazda na trasie Imprezy zasadniczo odbywa się wg Książki Drogowej, jednak organizator Imprezy może wprowadzić dodatkowe formy nawigacji (np. koordynaty GPS), „jazdę według taśm” lub „jazdę między taśmami”.
Pojęcie „jazda według taśm” oznacza trasę jazdy od taśmy do kolejnej taśmy drogą obraną przez załogę. Pojęcie „jazda między taśmami” oznacza konieczność jazdy torem wyznaczonym przez taśmy biegnące z lewej i prawej strony toru jazdy.

8.8 Próby Przejazdu

Próby Przejazdu to części trasy o zwiększonych trudnościach terenowych ich przejazd nie odbywa się z pomiarem czasu. Załogi obowiązane są do zapoznania się z Próbą Przejazdu przed rozpoczęciem jej pokonywania. Załoga może zrezygnować z pokonywania próby przejazdu, wtedy zobowiązana jest  do zgłoszenia tego faktu osobie odpowiedzialnej, wskazanej przez organizatora odpowiedzialnej za bezpieczeństwo podczas pokonywania próby. Uczestnicy którzy zrezygnują z Próby Przejazdu, kontynuują jazdy na trasie zgodnie z Objazdem Próby Przejazdu.

8.9 Objazdy Prób Przejazdu

Objazd Próby Przejazdu jest częścią trasy pozwalającą załodze nie przystępować do Próby Przejazdu i jednocześnie kontynuować jazdę po trasie Imprezy.

9. Postanowienia końcowe

Organizator zastrzega sobie prawo do interpretacji niniejszego Regulaminu i jest jedyną władzą upoważnioną do rozpatrywania i rozstrzygania wszelkich rozbieżności i wątpliwości, które mogą powstać przy stosowaniu i interpretacji niniejszego Regulaminu.